De laatste periode werden we regelmatig opgeschrikt door berichten in de media over discriminatie, seksuele intimidatie, pesten en agressie/geweld. Dat gaf ons aanleiding om naar onze eigen organisatie te kijken: voelen alle mensen die, al dan niet vrijwillig bij IJsclub Nova Zembla betrokken zijn zich bij ons veilig?

Het spreekt voor zich dat het bestuur alles in het werk moet en zal stellen om ervoor te zorgen dat dergelijke misstanden bij ons worden voorkomen en, als ze zich voordoen, snel en adequaat worden aangepakt.

In deze notitie zullen we daarom ingaan op:  

1. Waarom een veilig sportklimaat en wat verstaan wij daaronder?
2. Welke risico’s onderscheiden wij en hoe kunnen we deze beperken?
3. Gedragsregels en communicatie
4. Meldingen en Klachtenprocedure
5. Evaluatie

1. Waarom een veilig sportklimaat en wat verstaan wij daaronder?

Allereerst het wettelijk kader. Volgens de Wet Gelijke Behandeling moet het bestuur onze vrijwilligers en leden beschermen tegen discriminatie en seksuele intimidatie. Tenslotte moet het bestuur voorkomen dat onze vrijwilligers/trainers bij de uitoefening van hun functie schade lijden en stelt de wet het bestuur aansprakelijk wanneer deze daarin te kort schiet.

Ongewenste omgangsvormen

Het is goed om te benadrukken wat we verstaan onder ongewenste omgangsvormen namelijk (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie en geweld resp. pesten.

1. Intimidatie, nl. gedrag dat met het geslacht van de persoon verband houdt en dat tot doel of gevolg heeft de waardigheid van aan te tasten, waarbij een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd;
2. Seksuele intimidatie is daarbij een bijzondere vorm van intimidatie, nl wanneer verbaal, of non-verbaal danwel fysiek gedrag met een seksuele connotatie leidt tot aantasting van de waardigheid van een persoon;
3. Discriminatie is een ongelijke behandeling op grond van leeftijd, seksuele gerichtheid, godsdienst, ras, geslacht, nationaliteit, ziekte of handicap, burgerlijke staat, soort arbeidscontract, politieke overtuiging of arbeidsduur. We accepteren evenmin stereotype opmerkingen of (foute) grappen over gender, culturele afkomst, huidskleur, geaardheid, godsdienst, fysieke beperkingen e.d.
4. Agressie en geweld betreffen voorvallen waarbij een vrijwilliger/trainer of lid psychisch of fysiek wordt lastiggevallen of bedreigd onder omstandigheden die direct verband houden met onze schaatsclub.
5. Pesten; alle vormen van intimiderend gedrag van één of meerdere vrijwilligers/trainers/leden gericht tegen één of meerdere vrijwilligers/trainers/leden die zich niet kunnen verdedigen tegen dit gedrag.

Veilig sportklimaat

Wij streven een veilig sportklimaat na. Hieronder verstaan we een klimaat waarin we iedereen in zijn/haar waarde laten en respecteren welke bijdrage iedere vrijwilliger of lid levert aan IJsclub Nova Zembla. We willen dat iedereen zich welkom voelt. We geven les c.q. sporten met bevlogenheid, toewijding en aandacht en proberen het beste uit iedereen te halen. Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. We spreken elkaar hierop aan en streven naar verbetering.

2. Welke risico’s onderscheiden we en hoe kunnen we deze beperken?

• We vormen een organisatie met een bestuur, vrijwilligers en leden.
  Het is noodzakelijk dat het bestuur “knopen” doorhakt
• Wij “werken” op vrijwillige basis. Hierdoor zitten we vaak informeel met elkaar, hier kan een risico ontstaan op ongewenste omgangsvormen.
• We hebben de neiging om de IJsclub te beschouwen als familie, waarbij het gevaar bestaat dat een informele benadering prevaleert boven een “formelere” benadering.
• We kijken op naar onze schaatshelden en hebben veel waardering voor hun kwaliteiten. We stellen ons soms dienstbaar naar hen op en willen zoveel mogelijk aan hun wensen tegemoetkomen. Wanneer zij zich gedrag aanmeten dat wij als onwenselijk beschouwen, vinden we het lastig om dit bespreekbaar te maken.
  We willen immers te allen tijde hun wedstrijd niet verstoren.
• We willen onze leden een sportieve beleving bieden en hen zoveel mogelijk faciliteren. Soms blijkt dat onze vrijwilligers/trainers/leden ook wel eens verbaal agressief optreden. Wanneer een clublid zich onheus gedraagt vinden wij het lastig om hem/haar hierover aan te spreken.
• We werken met heel veel vrijwilligers, die we het gevoel zouden kunnen geven dat zij gemakkelijk inwisselbaar zijn.
• We werken steeds meer met behulp van digitale communicatie middels e-mail resp. Social media,  waardoor het relatief eenvoudig is om intimiderende berichten te versturen.

De hiervoor genoemde risico’s treden we als volgt tegemoet:

1. We zijn ons bewust van de onderlinge verhoudingen en misbruiken deze niet om andere vrijwilligers en/of leden te intimideren. De bestuursleden evalueren directieve situaties met betrokkenen.
2. Vlak voor en tijdens het lesgeven gebruiken we geen alcohol.
3. In onze vergaderingen alsook in ons jaarlijkse ALV agenderen wij de omgangsvormen met elkaar;
4. We informeren onze vrijwilligers alsook onze leden over het door ons gewenste sportklimaat; iedereen moet altijd met respect worden behandeld en we accepteren niet dat er overschrijdend gedrag in woord of daad plaatsvindt. 

3. Gedragsregels en communicatie:

In sep 2022 stelden wij onderstaande gedragsregels vast die ons in staat stellen om op een verantwoorde manier te handelen naar onze waarden en normen. 

We werken samen – door elkaar te stimuleren en een sterke en succesvolle “sport”relatie op te bouwen. We zijn actief in een omgeving waar we van onze fouten leren.  

We gebruiken onze verschillende talenten om een sportief resultaat te behalen. Feedback gebruiken we om onze gezamenlijke effectiviteit te vergroten en waar mogelijk onze waardering te uiten.  

We respecteren elkaar – door te streven naar een veilige en inclusieve omgeving waar we allemaal worden gerespecteerd en gewaardeerd.  Wanneer foute opmerkingen/grappen of stereotiepe opmerkingen in ons bijzijn gemaakt worden over gender, culturele afkomst, huidskleur, fysieke beperkingen e.d., spreken we elkaar hierop aan.

Wij zijn open, eerlijk en transparant in onze communicatie – door informatie, inzichten en advies uit te wisselen en moeilijke situaties met open vizier tegemoet te treden. We zijn duidelijk en open over onze keuzes en over hoe die tot stand zijn gekomen. 

Wij zijn betrouwbaar- door ervoor te zorgendat afspraken helder en duidelijk zijn en ons hieraan te houden.  We zijn op tijd voor onze afspraken. We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens.  

Wij zijn betrokken bij de maatschappij - We willen het schaatsen doorgeven aan een volgende generaties. We worden steeds meer bewust over onze duurzaamheid en gaan zorgvuldig om met energiebronnen en beperken ons afval.  

Communicatie:

We zullen deze regels bekend maken voor al onze vrijwilligers/trainers en voor onze nieuwe leden.

We verwachten van het bestuur en onze vrijwilligers/trainers – die immers de toon voor de cultuur binnen IJsclub Nova Zembla bepalen – dat zij het goede voorbeeld geven. Dit kunnen zij onder meer doen door:

• Hun afkeur over ongewenst gedrag uit te spreken. Ofwel naar aanleiding van eigen ervaringen, danwel naar aanleiding van een actuele aanleiding. Maak duidelijk dat het normaal is om hierover te spreken;
• Ervoor te zorgen dat zij aanspreekbaar zijn, waardoor iedereen altijd discriminatie, seksuele intimidatie, agressie/geweld of pestgedrag kunnen melden;
• Zich bewust te zijn van de kwetsbaarheid en gevoeligheid van andere en hiermee rekening te houden wanneer grappen of juist kritische opmerkingen worden gemaakt.

4. Meldingen en klachten:

Meldingen en klachten over ongewenste omgangsvormen onderzoeken we en zo nodig zullen we passende maatregelen nemen. Vrijwilligers/trainers of leden zullen niet in alle gevallen het bestuur of andere vrijwilligers willen benaderen.  We realiseren ons dat men ook zelfstandig een klacht moeten kunnen indienen of melding doen buiten de organisatie.  Wij kennen hiervoor de volgende mogelijkheden:

Vertrouwenscontactpersoon (VCP):

De vertrouwenscontactpersoon binnen IJsclub Nova Zembla is, Marja van der Lee die hiertoe gevraagd is door het bestuur.
Marja is bereikbaar via de mail: vcp@ijsclubnovazembla.nl

Een vrijwilliger/trainer of lid kan zelf de VCP inschakelen, zonder hierover het bestuur in te lichten. De vertrouwenscontactpersoon luistert naar het verhaal, geeft advies en ondersteunt bij mogelijke vervolgstappen – bijvoorbeeld door het probleem bespreekbaar te maken of bij het indienen van een klacht.
De VCP behandelt de gesprekken als vertrouwelijk.

De VCP kan IJsclub Nova Zembla ook adviseren bij het maken of verbeteren van het sociale veiligheidsbeleid.

4.1            Externe vertrouwenscontactspersoon KNSB

IJsclub Nova Zembla is aangesloten bij de KNSB. De KNSB heeft twee vertrouwenscontactpersonen (VCP’s) voor meldingen, vragen en beleid op het gebied van een veilig schaats- en skateklimaat. Je kunt hen rechtstreeks bereiken of via de Servicedesk van de KNSB: info@knsb.nl, telefoon 088-4892000.

4.2            Het informele oplossingstraject

Wanneer iemand tijdig hulp zoekt en de situatie nog niet is geëscaleerd kan gekozen worden voor:

1. In gesprek gaan. De VCP kan behulpzaam zijn bij het voorbereiden van dit gesprek.
2. Aanspreken – wanneer het gedrag moet stoppen kan iemand dit zelf aangeven, danwel een bestuurslid vragen de veroorzaker die last veroorzaakt zijn overlast gevende gedrag te beëindigen.
3. Bemiddeling – wanneer iemand zijn/haar ongewenste gedrag wil stoppen, maar ook de relatie met de betrokkene wil herstellen, kan mediation helpen.

4.3            Oplossingstraject; indienen van een klacht

Bij ernstige klachten of een uit de hand gelopen situatie, is een onderzoek nodig. Dat onderzoek kan de klacht gegrond verklaren en leiden tot het nemen van passende maatregelen.

Iemand moet wel eerst een formele klacht indienen bij het bestuur van IJsclub Nova Zembla. Het bestuur zal op haar beurt dan een onafhankelijke en deskundige commissie instellen. De klachtencommissie zal hoor- en wederhoor toepassen en vaststellen of de klacht gegrond is, waarbij de uitgangspunten en onze gedragscode geformuleerd in deze notitie het uitgangspunt vormen.

Afhankelijk van de uitkomst en aanbevelingen van het onderzoek zal het bestuur van IJsclub Nova Zembla vervolgstappen zetten, met als doel om de klacht op te lossen.

5. Evaluatie

Als er een melding van ongewenste omgangsvormen wordt gedaan, is dit vaak het topje van de ijsberg. Het beleid rond een veilig werkklimaat vergt permanent onderhoud. We zullen ons moeten dwingen om regelmatig te toetsen hoe ons werkklimaat wordt ervaren en zo nodig zullen we ons beleid bijstellen.

Hiertoe zullen we de onderstaande acties nemen.

• We zullen jaarlijks binnen het bestuur evalueren of onze gedagsregels worden toegepast en of ons beleid veilig werkklimaat werkt in de praktijk;
• We nemen in ogenschouw of behandeling van klachten aan de orde is geweest en goed is verlopen.
• Wij zullen dit onderwerp jaarlijks agenderen in de ALV.

sep 2023